документи класифікація
Ділові документи класифікують за змістом, способом фіксації, способом виготовлення, назвою, мірою складності та мірою гласності, місцем складання та за походженням, за юридичною силою та за призначенням. За назвою розрізняють такі документи. Акти, анотації, відгуки, відомості, вказівки, довідки, доповідні, договори, запрошення, звіти, службові листи різного призначення, плани роботи, положення, правила, постанови, посвідчення, рішення, розпорядження. За назвою їх не прийнято класифікувати, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за призначенням. За способом виготовлення розрізняють типові, трафаретні й індивідуальні документи. Типові складаються завчасно, часто за трафаретом, і є текс - том - зразком для індивідуальних. У трафаретних документах частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні (наприклад, заява при вступі до навчального закладу, листок обліку кадрів, довідки). Ця форма документів досить поширена і дає змогу економити час та полегшує машинне опрацювання. індивідуальні документи важко трафаретизувати. Вони в більшості випадків складаються за довільною формою, хоч необхідні реквізити в них наявні (це скарги, записки, автобіографії, телеграми тощо). За місцем складання та їх функціонуванням розрізняють внутрішні й зовнішні документи. Внутрішні створюються на певному підприємстві. Установі й організації і там функціонують. Зовнішні надходять з вищих інстанцій або надіслані іншим підприємствам, установам чи громадянам. За терміном виконання документи є термінові й нетермінові. Перші потребують виконання, надсилання або одержання в терміни, які встановлені законом, правовим актом чи керівником. Це телеграми, телефонограми, фототелеграми з позначками терміново або дуже терміново. інші вважаються нетерміновими і виконуються в термін, який встановлений адміністрацією. За походженням розрізняють документи службові та офіційно - особові (іменні). Службові документи створюються в організаціях, установах з питань їхньої діяльності, офіційно - особові стосуються конкретних осіб (записки, заяви, скарги). За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні та для службового користування (дск). У правому верхньому кутку документа роблять спеціальну помітку.
Таємно, для службового користування. За втрату таких документів або розголошення їх змісту винні притягуються до відповідальності. За юридичною силою розрізняють справжні й фальшиві документи. Справжніми вважаються документи, що видані в установленому законом порядку, із дотриманням усіх правил і реквізитів. У фальшивих документах реквізити або зміст не відповідають істині або термін їх дії закінчився. Справжні документи бувають дійсними (як такі, що мають на певний час юридичну силу) і недійсними (вони втратили юридичну силу з якихось причин). За стадіями створення документи поділяються на оригінали й копії. Огщіпаііз - первинний, вроджений, самобутній, справжній, первісний) — документ, що створений уперше та належно оформлений. Соріа - множинність, запас) - точний список з оригіналу; точне, зроблене від руки відтворення чогось, наприклад, якогось твору мистецтва, - картини, скульптури. Отже, копія - це й точне відтворення документа. Нині часто побутує термін ксерокопія. 2) довідково - інформаційні. Заяви (про працевлаштування, про звільнення з роботи, про перевід на іншу посаду, про заохочення чи стягнення, про відрядження), накази, особові карт ки, особові листки з обліку кадрів, особові справи, трудові книжки, характе ристики, контракти з найму; документи класифікація види документів та їх класифікація. Documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів). За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків). За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо). За призначенням виділяють такі основні комплекси документації. Організаційно - правова; планова; інформаційно - довідкова й довідково - аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково - фінансова; з матеріально - технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу). За структурними ознаками — стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику.
Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків). Документи юридичного фаху.
Юридичний документ – це письмовий акт, який встановлює, розвиває або припиняє певні правовідносини або фіксує юридично значимі факти, дії чи події. Сила документа в його змісті, засобом доведення якого до адресата виступає мова. Мова – це не тільки знаково - інформаційна система, що являє собою запас слів та граматичні принципи їх сполучення, за допомогою якої люди можуть спілкуватися між собою, формувати, зберігати та передавати знання та будь - яку іншу інформацію в просторі та часі, це ще й шляхетна колиска духовності. Проблема мови і стилю юридичних документів знаходиться на стику філології, юриспруденції, культурології та інших наук, а відповідно й дослідженню її в різні часи приділяли й приділяють увагу з відповідним баченням проблем різні за фахом учені. Мову утворюють фонетична, морфологічна, лексико - фразеологічна, синтаксична та стилістична системи. Незважаючи на всю привабливість художньої мови, юридичні документи пишуться в офіційно - діловому стилі. То які ж саме його особливості. Мова юридичних документів має бути простою, зрозумілою, витонченою та гармонічною. Офіційно - діловий стиль юридичних документів характеризується такими мовними особливостями. Мова юридичного документа має бути літературною, без складних граматичних конструкцій та стилістичних зворотів, ясною, зрозумілою, змістовною та доцільною. В юридичному документі використовуються такі граматичні засоби мови, які за умови стислого викладення надають максимум інформації (прості закінчені речення, відокремлені дієприслівникові звороти тощо), лаконічно передають потрібні відомості. Думки мають викладатися в такій послідовності, щоб одне положення виходило з попереднього та готувало б до розуміння наступного. Переважно використовуються стилістично нейтральний, одноманітний тон мовлення без засобів образності і прояву особистих почуттів, нейтральні з погляду емоційного забарвлення літературні вирази. В офіційно - діловому мовленні, зокрема і в юридичних документах, зазвичай не використовуються метафори, гіперболи, елементи просторіччя, жаргонні слова. У синтаксисі ділового стилю поширеним є прямий порядок слів у реченні. Підмет стоїть здебільшого на початку речення та найчастіше передує присудку; означення стоять перед означуваними словами, доповнення – після керованого ними слова, обставинні слова (прислівники) – якомога ближче до слова, яке вони пояснюють, вставні слова та звороти ставляться на початку речення. Кількісна перевага надається складним реченням над простими, а кращим є чергування простих і складних речень з дотриманням правил ритміки мови. Діловий стиль відзначається зростаючою стандартизацією і уніфікацією мови, широким вживанням сталих словосполучень, трафаретів, застосуванням типових текстів. Композиція документа — це послідовність розташування інформації відповідно до її змісту і логіки фіксованих подій та правовідносин. Вона допомагає лаконічно й зрозуміло викласти необхідну інформацію. У юридичній практиці можуть бути використані різні способи уніфікації документів, зокрема такі, як трафарети і типові тексти (тексти - аналоги). Уніфікація юридичних документів полегшує сприйняття документів (виправдана з психологічного та гносеологічного погляду), відкриває можливості машинної обробки, комп’ютерного компонування інформації (ефективна з технічного погляду), прискорює, спрощує, і оптимізує діловодство (доцільна з економічного погляду). Юридичний документ має бути викладений доброю мовою в офіційно - діловому стилі з додержанням правил граматики та синтаксису.
Документи класифікація класифікація документів. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи напряму діяльності укладача чи адресата. Рапорт, заява, автобіографія, пояснювальна записка, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, доповідна записка, звіт, план роботи, акт, доповідь, рецензія тощо. 1) письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки; 2) графічні, в яких зображення об єктів передається за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани, що цінні своєю ілюстративністю; 3) фото - та кінодокументи створюються способом фотографування й кінематографії (фотоплівки, діафільми, кінофільми). На них можна зафіксувати ті явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; 4) фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь - якої системи звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (магнітофонні, диктофонні); 3. За змістом і спеціалізацією. Загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, підготовки та розподілу кадрів тощо. Організаційно - розпорядчі, щодо особового складу, кадрово - контрактні, довідково - інформаційні, обліково - фінансові, господарсько - договірні тощо. За способом виготовлення, структурними ознаками і ступенем стандартизації та регламентації. Типові, трафаретні та індивідуальні. Типові (стандартні) — це документи, що мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за суворо обов язковими правилами (паспорт, свідоцтво про народження, атестат, диплом про освіту тощо). індивідуальні документи укладаються в кожному конкретному випадку для вирішення чи з ясування окремих ситуацій. їх друкують чи пишуть від руки (щоразу по - новому). Це заява, рапорт, доповідна записка, пояснювальна записка, автобіографія, резюме, характеристика тощо. Трафаретні документи виготовляються друкарським способом. Незмінювана частина їх тексту друкується на бланку, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Ця форма набуває дедалі більшого поширення, адже дає можливість економити час і полегшує машинну обробку (анкета, службовий листок, довідка, перепустка тощо). — зовнішні, що входять чи виходять за межі структури, тобто вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо. Вони виконуються в установленому порядку; — справжні (істинні) — ті, що видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь - якої причини; — підроблені (фальшиві) — документи, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
— оригінал — перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою; — копія — це точне відтворення оригіналу.
Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Процес (віднесення об єкта дослідження до того чи іншого класу, поділу) і результат (створена класифікаційна схема). У першому випадку класифікація - це процес упорядкування, розподілу об єктів по класах. А в другому - це система підпорядкування, яка використовується як засіб вивчення і орієнтування у всьому різноманітті об єктів. Структура класифікації може бути представлена у вигляді таблиці, схеми, діаграми. Класифікація відображає закономірності розвитку документів, встановлює зв язки між ними, служить основою упорядкування. Ознака, за яким виробляють поділ, називається підставою, ділення. При класифікації можна використовувати в одній класифікаційної схемою одночасно різні підстави поділу (вимога не перетинання). Розподіл має бути вичерпним. Недостатність класів розподілу (квіти бувають сині, помаранчеві, червоні) або їх надмірність. Червоні, пурпурні, червоні. Слід дотримуватися покрокову послідовність ділення від загального до конкретного, що не перескакуючи через рівні класифікації. Класифікація може мати різні види. Родовидові, (ієрархічна), дихотомическая (на два протилежні види), фасетна (коли при класифікації об єктів використовується паралельно кілька схем класифікації за різними підставами). Класифікація документів здійснюється за різними підставами поділу (ознаками), відповідним певним аспектам аналізу документів. Кожен аспект аналізу можна представити у вигляді переліку видів документів. Наприклад, по способу документування розрізняють наступні види документів. Рукописний, друкований, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний, електронний. Взагалі, проблеми класифікації документної інформації - питання давній і не остаточно вирішене.
Дійшли до наших днів бібліотечні класифікації середньовічної європи, країн арабського халіфату базувалися на змістовному (тематичному) ознаці. Народжена багато пізніше десяткова класифікація дьюї та її модифікації теж базуються на змістовному (тематичному) ознаці. В окремих науках і галузях діяльності створені певні класифікатори документації. Ось що на сьогоднішній день в плані класифікації документів нам може запропонувати документознавство. • інформаційна складова документів; • матеріальна складова документів; • зовнішні умови існування документів (умови їх побутування), або комунікативна складова. Познайомимося з класифікаціями по такому аспекту, як інформаційна складова. і перший тип класифікації в цьому аспекті, звичайно ж - класифікація за змістом (за тематикою). Такі класифікації називають семантичними. При такій класифікації документи ділять на види, підвиди і т. Відповідно до ознаки змісту.
Це може бути класифікація документів за галузями знань, за темами, предметів, проблем, порушених у змісті документів. Для таких класифікацій розробляють рубрикатори. Наприклад, рубрикатор для систематизації наукових документів в своїх верхніх рубриках містить перелік галузей знань і народно - господарських галузей. Економіка, гірничодобувна промисловість, медицина і т. Будь рубрикатор характеризується кількістю рівнів класифікації. Вищий або перший рівень містить найбільш широкі розділи, кожен розділ в свою чергу ділиться на підрозділи і т. Рубрики отримують коди відповідно до прийнятої системи кодування. В основу будь - якої автоматизованої системи науково - технічної інформації закладається рубрикатор, який дозволяє визначити тематику, зміст інформаційних ресурсів в системі, побудувати пошуковий запит. Кожен з вас стикався ще з одним зразком семантичної класифікації - рубрикатором в телефонному довіднику, а багато - з численними рубрикаторами в пошукових системах інтернету.
Класифікація документів по інформаційній складовій може вестися і за такою ознакою (підставі), як характер знакових засобів. В основі цієї класифікації лежить комунікативна функція документа, яка виконується за допомогою знаків (одиниць соціальної інформації). Запропонована нижче класифікація відноситься до розряду формальних. На вищому рівні цієї класифікації розрізняють наступні види документів. Текстовий, іконічним, идеографический, аудіодокументів (фонодокумент), матричний документ. Знаком служить буква природної мови. Текстові документи також називають вербальними. Текстовий документ, в якому інформація втілена будь - яким способом листи називається письмовим (при цьому письмовий документ може бути рукописним, машинописним, друкарським, електронним). Текстові документи можуть мати вигляд фонодокументів, що містить мова. В таких документах знаки, які кодують інформацію подібні відбиваному об єкту.
В ролі ико - нических документів може виступати малюнок, фотографія, кінофільм, відеодиск. ідеографічний документ. Знаком служить умовне позначення. Картографічні документи (топографічні карти, астрономічні карти зоряного неба), нотні документи. Фіксують і передають інформацію музичними звуками. Музичні диски, аудіокасети з нетекстової (неречевой) інформацією. Виконаний засобами матричного штучної мови і ознайомитися з його змістом можна тільки за допомогою відповідних технічних засобів. До таких документів відносять перфокарти, магнітні, оптичні диски, дискети, cd, dvd. Може містити текстові та іконічні, і ідеографічні, і звукові знаки. Візуальний документ - це документ, зміст якого людина сприймає за допомогою зору (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, карти, документи, зображені на екрані монітора, телевізора). Це найбільш поширений вид документів. 75% всієї інформації людина отримує за допомогою зору.
Аудіальний документ - документ, зміст якого сприймається за допомогою слуху (фонограма, музика на компакт - диску, магнітна фонограма). Аудіовізуальний документ - документ, зміст якого сприймається за допомогою слуху і зору одночасно (кінофільм, відеофільм, електронні мультимедіа документи). Друкований - документ виготовлений за допомогою поліграфічних або інших засобів масового копіювання, а також за допомогою копіювально - розмножувальної техніки. Механічний документ виготовлений за допомогою змін стану поверхні або структури носія. Розрізняють термопластичних запис (методом нагрівання носія), поперечну (різець пристрої рухається паралельно поверхні), глибоку запис, при якій різець рухається перпендикулярно поверхні. Приклади механічно виготовлених документів - грамплатівки і перфокарти. інформація на грамплатівки нанесена шляхом вирізання канавки на поверхні обертової пластинки, а на перфокарти - шляхом пробивання отворів. Магнітний - магнітні стрічки, магнітні диски. Фіксація інформації відбувається шляхом зміни стану ділянок поверхні носія під впливом магнітного поля. Різновидами магнітного способу є електромагнітний і магнитооптический. Найпростіша дихотомическая класифікація документів по рівню узагальнення інформації. Всі документи можна розділити на первинні і вторинні. Первинні містять інформацію, що є викладом результатів вивчення, дослідження, розрахунку.
їх інформація оригінальна за своїм характером. Це може бути документ, що засвідчує особу, науковий, бухгалтерський, довідковий. Вторинні документи є результатом аналітико - синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Статистичний звіт, бухгалтерський баланс, план роботи концерну, реферативний збірник. Наведені вище класифікації документів (за змістом або за тематикою, за характером знакових засобів фіксації інформації, по каналах сприйняття інформації людиною, за способом документування, за рівнем узагальнення інформації) мають відношення до такого аспекту як інформаційна складова документа. Носій документної інформації - фізичний матеріал, на який певним способом за допомогою певних засобів наносяться знаки певної мови. При огляді носіїв інформації слід не забувати про двоєдиної сутності документа, про форму та зміст. Форма - це носій документованої інформації. і перша класифікація. За матеріалом носія інформації всі документи можна розбити на два класи. На штучному носії, на природному носії. На природному носії створювали древні документи. На папірусі (трава), на глині, на шкірі (пергамент), на камені, на дерев яних пластинках, на корі і т. До сучасних носіїв інформації відносяться паперовий і полімерні носії. До числа полімерних відносять плівкові (кіно, фото, діапозитиви, мікрофіші, магнітні стрічки) і пластинкові (грамплатівки, все диски). У рідкісних випадках в якості матеріалу носія використовують скло і метал. існує класифікація по формі носія інформації. Відповідно до цієї класифікації документ може бути листовий, зброшуровані, картковий, стрічковий, нанесена на котушку, касету, барабан, бобіну, диск. Основні критерії, що визначають вибір носія інформації, пов язані з обсягами розміщеної інформації, зі швидкістю передачі інформації, з термінами зберігання інформації на носії, з питаннями захисту інформації, з питаннями її сприйняття і аналізу, а також з проблемою достовірності інформації або, іншими словами, юридичної сили документа. З точки зору обсягів розміщується на носії інформації безумовними лідерами є сучасні електронні (полімерні) носії, бурхливий прогрес виробництва і використання яких очевидний. Недоліками носія є в більшості випадків відсутність юридичної сили електронного документа, необхідність наявності спеціальних засобів для використання носія, відносно невеликий термін служби, швидка зміна технічної та програмної бази зчитувальних пристроїв (якщо моральне і фізичне старіння технічних і програмних засобів і носіїв інформації відбувається набагато швидше, ніж застаріває інформація на носії, то необхідний процес перезапису інформації та способів її аутентифікації на більш сучасний н осітель). Окремо слід сказати про такий критерій, як захист інформації від несанкціонованого доступу.
Для паперових документів організація захисту інформації зводиться до фізичної недоступності документа фіксацією фактів передачі і ознайомлення посадових осіб з конфіденційними документами і деякими технологічними процедурами. Для електронних версій документів завдання ускладнюється регламентацією доступу до тих або інших даних, протоколированием дій користувачів в автоматизованих системах інформації. Окремо вирішуються питання криптографічного захисту, технічного захисту від хакерів, вірусів і т. Традиційний носій інформації - папір - має надзвичайно низькими показниками обсягу міститься інформації, низькими можливостями в плані швидкості передачі інформації. Переваги полягають у можливості тривалого збереження інформації на паперовому носії (так звана безкислотній папір може зберігатися кілька століть). Переваги полягають і в тому, що інформація зчитується з носія без спеціального обладнання. Важливою перевагою є доказовість, юридична сила документа на паперовому носії. Електронні документи можуть мати юридичну силу тільки при наявності електронного цифрового підпису.
Критерій зручності сприйняття інформації поки свідчить на користь паперових документів (текст з екрану монітора сприймається на 25% повільніше, ніж з аркуша паперу). Робота зі складним текстовим багатоаспектним документом на екрані комп ютера в багатьох випадках просто не плідна, оскільки утруднене комплексне сприйняття і оцінка. Можливості робити позначки, зауваження по ходу перегляду тексту є, але ускладнені. При роботі з електронним проектом документа сліду від внесених поправок не залишається, з являється лише чергова (проміжна) версія цього видання. При цьому ускладнюється процес узгодження проекту документа в силу непрозорості внесених правок, оскільки відомостей про час і авторство правок недостатньо. За місцем походження та масштабом дії розрізняють. Міжнародний, зарубіжний, національний або загальнодержавний, регіональний, відомчий, локальний (корпоративний) документ. Неопубліковані - як правило, наукові документи для вузького кола фахівців (звіти про ндр, депоновані рукописи, наукові переклади, дисертації, наукові огляди або доповіді). За регулярності виходу в світ (тільки для опублікованих документів) - розрізняють періодичні видання та неперіодичні видання. Документи класифікація класифікація службових документів. Організація робочого місця згідно вимогам ергономіки. Зміст поняття охорони праці. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Виробнича санітарія та гігієна. Стандартизація управлінської документації. Сутність класифікації і типологізації документів. Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Головної складового документа виступає інформація, тобто дані, зведення, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. інформація, що утримується в документі, має визначену специфіку, що виражається в наступному.
Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому - небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна довершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключенням є незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника). Як будь - який об єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Результатом документування управлінської інформації є документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями. Войцех ястшембовський. Діяльність людини може здійснюватись при різних умовах і при різній важкості. Отже, трудова діяльність людини значною мірою залежить від таких компонентів. Предмет і засоби праці, організація робочого місця, гігієнічні фактори виробничого середовища, працездатність людини. Працездатність - величина функціональних можливостей організму, яка характеризується ефективністю роботи, виконаної за певний час. Вирішення ергономічних проблем, що виникають в процесі функціонування системи (людина - машина) доцільно проводити в напрямі опрацювання засобів та методів об єктивного прогнозу змін якості діяльності людини під впливом різних несприятливих факторів і умов зовнішнього середовища, удосконалення моделей трудової діяльності людини в різних умовах. Доцільне розташування обладнання і компонування робочого місця забезпечення зручної пози і вільних рухів при роботі, використання обладнання, яке відповідає вимогам ергономіки та інженерної психології, забезпечують найбільш ефективний трудовий процес, зменшують втому і знижують ймовірність виникнення професійних захворювання. Поза людини залежить від м язових зусиль під час роботи, точності та швидкості рухів а також від характеру роботи, що виконується. При зусиллях не більше 50 н(кгс) можна виконувати роботи сидячи. При навантаженні 50 до 100 н роботи може виконуватися з однаковим фізичним ефектом як стоячи, так і сидячи. При навантаженні більше 100 н бажано працювати сидячи. При роботі стоячи підвищується навантаження на м язи нижніх кінцівок, в зв язку з високим розташуванням центра ваги працівника і зростають енерговитрати в порівнянні з позою сидячи на 6 - 10 %. Робота в позі сидячи більш раціональна і менш виснажлива оскільки зменшується віддаль центра ваги до площі опори, підвищується стійкість тіла, зменшується навантаження на серцево - судинну систему.
У положенні сидячи забезпечується можливість виконувати роботу, яка вимагає точних рухів. Проте при цьому можуть виникати застійні явища в життєво важливих органах, ускладнення роботи органів кровообігу і дихання. А - зона досяжності моторного поля у вертикальній площині для людини середнього зросту в положенні сидячи; б - зони для виконання ручних операцій та розташування органів керування в горизонтальній площині для людини середнього зросту в положенні сидячи. 1 - розташування найбільш важливих органів керування (оптимальна зона моторного поля); 2 - розташування часто використовуваних органів керування (зона легкої досяжності моторного поля);в, г - зони для виконання ручних операцій та розташування та органів керування у вертикальній та горизонтальній площинах площині для людини середнього зросту; 1 - розташування найбільш важливих органів керування (оптимальна зона моторного поля); 2 - розташування часто використовуваних органів керування (зона легкої досяжності моторного поля); 3 - розташування рідко використовуваних органів керування (зона досяжності моторного поля). Зміни пози призводять до пере розділу навантаження на групи м язів, покращення кровообігу, зниження монотонності роботи. У зв язку з цим всюди, де можливо (з врахуванням технології та умов виробництва), доцільно передбачити можливість виконання роботи як стоячи, так і сидячи, щоб працівники могли змінювати положення тіла. Ергономічні дані людини. Організуючі виробничий процес, доцільно враховувати антропометричні та психофізіологічні особливості людини, її можливості стосовно зусиль, що прикладаються до органів керування машиною, ритму виконуваних операцій, а також анатомо - фізіологічні відмінності між чоловіками та жінками. Встановлено, що зріст дорослого чоловіка (без взуття та одягу) складає, см. Високий - 187 см; середній - 170, низький - 153. В розрахунках часто використовують середній зріст дорослого чоловіка, котрий приймають. В сша - 175, 7; в росії - 170, 0; в англії - 172, 5; в японії - 163, 5 см. Маса дорослого чоловіка середнього зросту (170см) складає 80 кг. Площа поверхні шкіряного покриву дорослого чоловіка середнього зросту - 20000 см. При роботі стоячі слід врахувати те, що зріст чоловіків і жінок в середньому відрізняється на 11, 1 см, довжина витягнутої в сторону руки - на 6, 2 см, довжина витягнутої вперед руки - 5, 7см, довжина ноги - на 6, 6см, висота очей над рівнем підлоги - 10, 1 см. На робочому місці в позі сидячи відмінності в розмірних співвідношеннях чоловіків та жінок пояснюється тим, що в середньому довжина тіла у чоловіків на 9, 8 см та висота очей над сидінням на 4, 4 см більша ніж у жінок. Слід зауважити, що швидкість руху правої руки більша під час руху зліва направо, а лівої - справа наліво; точність руху рук за незначних (до 20н) навантажень; зусилля натиску та тяги, що виконуються руками при русі їх вперед корпусом, більша, ніж під час руху рук в обидва боки тощо. Комплексна оцінка цих можливостей людини і є ергономічними показниками. Реалізація основних ергономічних вимог щодо режимів праці та відпочинку дозволяє забезпечити необхідний рівень працездатності, зменшити втому, зберегти здоров я людей. Умови праці - це умови, що формуються в процесі праці людини, яка є головною продуктивною силою суспільства. Процес праці здійснюється лише при єднанні уречевлених продуктивних сил з робочою силою людини. Зміни у зречевлених елементах продуктивних сил (в засобах та знаряддях праці, в предметах праці та технології обробки) спричиняють зміни в умовах праці. У процесі праці формуються специфічні для кожного виду виробництва умови праці. Не залежить від особливостей вироблюваної продукції, сукупності застосованого обладнання, інструментів, пристосовувань, сировини та матеріалів, методики технології та організації виробництва. Ці чинники перебувають у тісному взаємозв язку, впливають на процес формування умов праці. Отже, вирішення складного завдання формування сприятливих умов праці залежить, перш за все, від створення безпечної техніки, технології та належної організації виробництва. Умови праці визначаються двома основними показниками. Характером виробничого процесу, пов язаного з робочою силою, нервово - психічним станом, напругою м язів робітника та ін також виробничими обставинами під час роботи, які впливають на його здоров я, нервово - м язову та психічну діяльність. Складовими виробничих обставин є. Несприятливі умови праці примушують організм людини витрачати енергію на переборювання шкідливих факторів. Внаслідок цього зростає втома організму, що підвищує ймовірність нещасного випадку, оскільки зморений організм не може з необхідною ефективністю реагувати на зміни, що відбуваються навкруги, навіть якщо ці зміни безпечні для нього. Дія несприятливих умов праці може бути також причиною захворювань робітників професійних - чи виробничо - зумовлених. До умов праці на виробничих підприємствах ставляться високі естетичні вимоги. Приємний зовнішній вигляд обладнання, правильний вибір кольору фарбування стін, стель, підлоги, красивий та зручний спецодяг покращують настрій та самопочуття працівників, знижують їх втомлюваність, зменшують кількість нещасних випадків. Колір є одним з найважливіших факторів, котрі формують сприятливе виробниче оточення. Застосування відповідних кольорів при опорядженні приміщень, фарбування обладнання та оформлення інтер єрів передбачають створення сприятливого кольорового клімату - раціонально підібраного поєднання кольорів. Як відомо, кожний колір характеризується трьома показниками - довжиною хвилі (кольоровий тон), коефіцієнтом відбиття (яскравість) і насиченічтю (наближення кольору до чистого спектрального або ступінь розбавлення кольору білим). Психологічне (емоційне сприйняття кольору часто пов язане з ассоціаціями, життєвим досвідом. Наприклад, червоний, жовттогарячий, жовтий називають теплими, асоціюючи їх з полум ям сонця; синій, фіолетовий, блакитний, зелений, - холодними пов язуючи їх з кольором льоду води. Для характеристик кольорів використовують такі визначення. У кольорознавстві розроблені таблиці кольорів, що гармонують та констратують і можуть бути використані для кольористики фарбування обладнання та інтер єрів. Деякі з них наведені в таблиці. Дослідження класифікації, як засобу систематично - сучасного документопотоку.
історія виникнення та видова характеристика сучасних класифікацій документа. Аналіз сучасного стану класифікації документів, пошук механізмів для її подальшого розвитку.
Об єктом дослідження є об єкт дослідження класифікації, як засіб систематично - сучасного документопотоку, а предметом дослідження - історія виникнення та видова характеристика сучасних класифікацій документа. Мета дослідження аналізувати сучасний стан класифікації документів і віднайти ефект механізму для подальшого розвитку, а завдання проаналізувати основні проблеми та тенденції документної класифікації на основі вітчизняного та закордонного досвіду.
Та розглянути розмежування процесу класифікації і його результату де пропонується використовувати два терміни. Класифікація є одним з методів пізнання, без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Класифікування документів - процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. Classics - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації звичайно представляється у вигляді таблиці або схеми. Теоретичне значення роботи - огляд сучасного стану і перспектив розвитку використання правильно складеної комплексної класифікації, яка відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь - якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документальних системах. Практичне значення роботи - розгляд шляхів практичного використання безперервно зростаючого стрімким темпом документі потоки, які вимагають оперативності та впорядкуванні. Одним із засобів систематичних документів на різних носіях є їхня класифікація, тобто віднесення від певного виду і типу до конкретних ознаків. Тема є актуальною тому що сьогодні в світі і в україні іде процес переходу від постіндустріального до інформаційно - суспільного, або суспільних знань. Структура курсової роботи. Титульний аркуш, зміст, перелік умовних позначень, вступ, основна частина - розділ 1 (підрозділів 3), розділ 2 (підрозділів 6) і розділ 3 (підрозділів 3), висновок, список використаної літератури та компакт - диск (з текстом курсової роботи). Документ, класифікація документів, бібліотечно - бібліографічна класифікація (ббк), універсальна десяткова класифікація (удк), десяткова класифікація дьюї (дкд) з поняттям документа нерозривно пов язані поняття архіву та бібліотеки. Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчено літописами. Місцем збереження державно - правових документів були церкви та монастирі, які водночас слугами архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в україні з явилися в хі ст зокрема у києво - печерському монастирі та у храмі св. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри, церковні братства, вище духівництво, а також українські старшини. Від найдавніших часів зберігалися лише поодинокі документи, акти приватно - правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів москви, петербурга, відня, варшави тощо. Кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди. Третій рівень розподілу - підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації. Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний. Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною. Класифікація будь - чого означає зв язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - як матеріальна форма отримання, зберігання. Використання і розповсюдження інформації. Класифікація будь - чого означає зв язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації. Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Якщо в основі класифікації лежить перш за все диференціація ознак, то в основі типологізації - їх інтеграція. Якщо об єм поняття ділять послідовно, багато разів, по убиваючій, в межах однієї ознаки, відбувається класифікація, тобто встановлення місця документа в даному класі, підкласі і т. При цьому в основу розподілу береться одна найістотніша ознака (підстава розподілу). Якщо ставиться задача виділити в масиві документів, що вивчається, групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто об єднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі декілька ознак (підстав розподілу). Наприклад, видання - це вид документа, що виділяється за способом документування; науково - популярне видання - це тип документа, що виділяється по декількох ознаках. Класифікаційний ряд представлений таким чином. Вид документа - видання, підвид - книжкове видання, різновид - книга - іграшка. Типологічний ряд виглядає таким чином. Тип документа - науковий, підтип - науково - дослідний, різнотипність - монографія. Загальна класифікація і типологізація створюють основу для подальшої диференціації документів, підлеглої задачам конкретних сфер документально - комунікаційної діяльності або специфіці окремих типів і видів документів. Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа по різних ознаках, аналізувати його за змістом. Знання класифікації і типологізації документів необхідне для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації. Найважливіші ознаки, що лежать в основі класифікації сучасних документів, криються в їх суті, істоті інформаційної і матеріальної складових. Оскільки документи функціонують в суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. З урахуванням цих обставин в основу загальної класифікації документів встановлено три блоки ознак, побудовані по різних характеристиках документа. Кожний з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду, усередині якого передбачена наявність однієї якої - небудь пріоритетної ознаки, на основі якої здійснюється розподіл документів на підвиди і різновиди. Ці ряди утворюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем. Кожна з них втілює окрему ознаку сучасних документів, по якій вони можуть бути системно організовані, зокрема за змістом, характеристикам матеріального носія. Типологізація є особливим випадком класифікації документа, вона пов язана із групування документа на основі їх подібності до деякої узагальненої моделі, яку називають типом. Класифікація дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа і орієнтуватися у їх величезній кількості. Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов язані з організацією і систематизацією зборів, створенням переліків одиниць зберігання, тобто з функціонуванням перших бібліотек і архівів, зокрема староєгипетських. історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної європи ix в країнах арабського халіфату). Тематична ознака, встановлена в основу бібліотечно - бібліографічних класифікацій, у результаті привела до розробки десяткової класифікації і її модифікацій, що використовуються переважною більшістю бібліотек світу.
Подібно класифікаціям творів друку, рукописів і інших документів, на основі предметизації базувалися і перші класифікації описів винаходів. Англійська (1852 - 1855 роки), німецька (1906 р. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа. Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в xx ст. Перша спроба такої класифікації здійснена п. ), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія. Активно проблема класифікації документів починає розроблятися лише в кінці 1960 - х - початку 1970 - х років в рамках інформатики, книго - і архівознавство, а в кінці 1980 - х - бібліотеки - і бібліографами. Більшість підходів була обумовлена специфікою диференціації документів, прийнятої в тій або іншій науці або області діяльності. Лише останніми роками, завдяки роботам а. Кулішова, вдалося створити багато аспектну класифікацію, що базується на обліку інформаційної і матеріальної складової документа. Основні ознаки класифікації по інформаційній складовій документа - зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначений для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації. З кожним роком класифікація документів розвивається все більше і більше.
Активна проблема класифікації документів почала розвиватися на початку хх ст. Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах. Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів. Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документально - комунікаційної сфери і тому є самими розробленими. До них відносяться п ять варіантів бібліотечно - бібліографічної класифікації. Універсальна десяткова класифікація (удк), десяткова класифікація дьюї, єдина класифікація літератури для книговидання і ін. існують змістовні класифікації і для окремих видів документів. Наприклад, класифікатор державних стандартів, міжнародна класифікація винаходів. На цих класифікаціях заснована організація більшості інформаційно - пошукових систем і документальних масивів. Поки що не створена єдина семантична схема класифікації документів, загальна для всіх країн світу.
За кордоном в основному використовується удк - міжнародна класифікація, що охоплює всі галузі знання, побудована за десятковим принципом і що використовується для індексації і пошуку документів у фундаціях, картотеках і т. Вона є інтелектуальною власністю міжнародної федерації по документації. Дьюї або свої національні класифікації. Вона застосовується для організації каталогів бібліотеки конгресу і централізованої каталогізації. В країнах снд, у тому числі і в україні, крім удк, використовується бібліотечно - бібліографічна класифікація (ббк) - ієрархічна комбінаційна система бібліотечно - бібліографічної класифікації, розроблена в 1957 - 1968 роках з єднаними зусиллями найбільших бібліотек і ін. Установ колишнього срср. Семантичні класифікації документів мають велике значення в підрозділах документально - комунікаційної сфери, бо в них проводиться розподіл на види і підвиди. Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т. і оригінальна по своєму характеру.
Такий документ є результатом безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої і т. Діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно - художній і т. Його задача полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією. Вторинний документ є результатом аналітико - синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією. Відмітною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обов язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуні канта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій. У них розрізняють текстові і нетекстові документи. У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної. Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь - яким способом листи, є письмовий документ - це частіше всього літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі. До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії - це їх видова відмінність. Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. їх часто називають невербальними (немовними). іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. ) різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії. ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення). До цього класу документів відносяться картографічний і нотний документи. Картографічний містить зображення особливих об єктів - поверхні землі або інших небесних тіл - виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ - це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що є особливою системою - нотним записом. Звучний документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт - диск). Звучні і матричні документи відносяться до класу технічно - кодованих, містили запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючої, проекційної апаратури або комп ютера. Класифікація документів по мірній запису інформації. Особливістю носія інформації є і така ознака, як міра запису інформації. Нею визначається місце, займане документом (його матеріальною основою) в просторі. По цій ознаці розрізняють одно - , двох і тривимірні (об ємні) документи. Проте абсолютна більшість документів - двомірна, має розмір (формат) і об єм (кількість сторінок). Запис інформації на цьому носії є двома вимірюваннями. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові борозенки магнітної стрічки. В тривимірному середовищі записуються голограми і частково растровий друк (календарики з миготливим зображенням). Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації. інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано. До читаючих людиною документів відносяться всі види видань (книга, журнал, газета і т. Читаючі машиною документи - це мікрофільм, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт - диски т. На читаючих машиною носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни структури носія. По їх зовнішньому вигляду людина нічого не може сказати про характер запису в таких документах, тому що вона виконана яким - небудь технічним способом (наприклад, зміною глибини звукової доріжки в грамплатівці). Класифікація документів по каналу сприйняття інформації. інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик). По каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний і аудіовізуальний документи. Візуальний - це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т. На будь - якому носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або еом). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (книга, журнал для сліпих). Аудіальний - це звуковий або чутний документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт - диск). За підрахунками фахівців, до 75% всієї інформації людина одержує через органи зору.
Аудіальна інформація, складає 13% від всієї поступаючої інформації через органи чуття людини. Класифікація документів за ступенем їх поширеності. За ступенем поширеності розрізняють опублікований, неопублікований і неопублікований документи. Документ, призначений для широкого і багатократного використовування, має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженому числі машинописних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про ндр і дкр, дисертація, інформаційна карта, депонуючий рукопис, репринт і ін. До неопублікованого відносять документ однократного використовування, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень. Великою особливістю документа є те, що інформація передається за допомогою органів чуття і знаків. Основними різновидами сучасних документів на штучному носії є паперові і полімерні (полімерно - плівкові і полімерно - пластинкові) документи. Паперовий документ виконаний на папері або на інших матеріалах, по своїх властивостях схожих з папером (папірус, пергамент або сучасні синтетичні замінники паперу). До класу паперових документів відносять книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи і ін. Види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії і т. Плівковий документ створений на плівковій основі (кіно - , діафільм, діапозитив, магнітна фонограма, документ із записом інформації для еом). Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски). В окремих випадках вони створюються на металевій або скляній основі. До винаходу штучних носіїв інформації її записували на природних матеріалах. Глині, деревній корі, траві (папірус), шкірі (пергамент), камені і ін. Проте зараз природні матеріали як носій інформації використовуються вельми рідко. Кожний документ має певну зовнішню форму свого матеріального носія. Саме за формою (конструкції) документа на буденному рівні відрізняють книгу від газети, грамплатівку від дискети і т. П маючи при цьому на увазі, що документ виготовлений у формі книги, диска, магнітної стрічки і ін. По матеріальній конструкції носія інформації виділяють. Документ листовий, кодований, картковий, стрічковий, дисковий, комбінований. Листовий - це документ у вигляді одного або декількох листів будь - якого формату без їх скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Листи, встановлені один на інший, утворюють стопу.
Колода карт, картотека, каталог). Сполучена по довжині стопа стає кодексом. Кодексовий або блоковий документ створений у формі блоку - кодексу, тобто скріпляючи між собою по одному краю листів - сторінок (книжковий блок, альбом, атлас, журнал). Картковий - це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт встановленого формату (каталожна, поштова, гральна, перфорована карти, календарик, листівка) стрічковий - це документ, що є безперервною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді рулону або скласти частинами, у формі гармошки. Вона поширена як книга - ширма, шпаргалка, стрічка принтера. До стрічкових документів відносять також перфострічку, магнітофонну, кіно, відеострічку і т. Котушка - змішаний пристрій з бічними обмежувачами, призначений для намотування носія запису або сигналограми. Касета - змінний прилад у вигляді коробки, що містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска. Барабан - що запам ятовує пристрій, в якому носієм інформації є магнітний шар на поверхні циліндра - барабана, що обертається. Бобина - котушка для намотування магнітної стрічки або кіноплівки. Через велику довжину (до сотні метрів або навіть кілометрів) берегти стрічку в розгорненому вигляді непрактично, її скручують або на площині (котушка, касета, бобина), або спіральний по грані у вигляді диска. Дисковий документ - носій запису інформації у формі диска, тобто скручений в спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, диск, дискета, компакт - диск, сб - ком, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки). Дискета - малоформатний магнітний диск, вживаний в певм і термінальному устаткуванні, звично на гнучкій підкладці. Диски поміщають в касету або дискасету - вид касети, носій запису або сигналограму, що містить, у формі диска. Комбінований документ сполучає в собі дві або більше форм носіїв інформації (комплект, що складається з книги і касети, набору слайдів і грамплатівки і т. Загальною ознакою класифікації, що не відноситься ні до змісту, ні до форми документа, є ознака розподілу сукупності документів за обставинами їх перебування в зовнішньому середовищі, тобто в часі і просторі. Регулярність виходу у світ, місце і час появи документа в зовнішньому середовищі і ін. По регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т. До періодичних документів відносяться. Газета, журнал, бюлетень, календар, експрес - інформація, серійне і продовжуване видання. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т. Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі - видання, що пройшло редакційно - видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичне полягання, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі раніше видані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії. Класифікація документів по місцю походження. По місцю походження і домінуючої території розповсюдження розрізняють місцевий документ (в межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або учбового закладу); регіональний документ - що вийшов і поширюваний в межах декількох областей або автономної республіки (крим); національний або загальнодержавний (в масштабах україни - всеукраїнський) і зарубіжний або іноземний (що вийшов або надрукований за кордоном). Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів. Найбільш суттєві ознаки для класифікації документів - це цільове призначення документа, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін. Цільове призначення документа - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності. Науки, виробництва, утворення, управління і т. Цільове призначення тісно пов язано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т. Тісно пов язана з цільовим призначенням читацька адреса документа. Читацьке призначення документа - це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, учбовий - на учнях, студентів. Читацьке призначення визначає багато характеристик документа. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документа певній читацькій групі. Залежно від читацької адреси всі документи діляться на дві великі групи. Окремі типи документів мають універсальну читацьку адресу.
Важлива ознака, що дозволяє виділити типологічні риси документа - це характер інформації, що включаю глибину розробки проблеми, предмет повідомлення, стиль викладу матеріалу, ступінь науковості, нормативності. Зокрема, до великих форм художніх творів відносять роман, драму, епос; нехудожніх - монотвір. Останнє може бути випущене у формі збірки, що містить ряд творів. Середні форми художніх творів повість, поема, нехудожніх - стаття, нарис. Малі форми - розповідь, повість, поема, вірш, реферат, тези, огляд, експрес - інформація. За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи. Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису (за допомогою пишучої машинки) або еом (за допомогою принтера). До рукописних документів відносять. Звіт про ндр і дкр, депонуючий рукопис, дисертацію і ін. Друкарський - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально - розмножувальною технікою, засобами друку еом і ін. Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкарському документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб. Тиснення або видавлювання знаків шрифту л. Брайля в книгах для сліпих. В даний час друкарський документ - найпоширеніший клас документів. Він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти і т. Такі документи часто називають творами друку або виданнями. Механічний - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом. Шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні вали) або шляхом пробивки отворів (перфорації) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т. Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для еом, відеодиски і т. Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу (фото, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми). Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт - диск, сб - ком, фонодокументи з оптичним записом, що постійне запам ятовує пристрій (пзп)). Лазерний - це документ, запис і прочитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, сб - ком, компакт - диск, голограма). Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в пам яті еом. Це документ із записом звуку або інформації для еом. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранізація, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту еом здійснюється двома шляхами. Зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку.
Магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски і ін. Документів на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби. Друга атрибутивна складова документа - його речовинна (субстанціональна) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якого складають другу групу щодо самостійних підстав розподілу документів на види і підвиди за матеріалом носія інформації, по матеріальній конструкції і ін. Філософсько - методологічна основа ббк. Як і більшість сучасних класифікацій, ббк ієрархічна комбінаційна система. Головна її відмінність від інших бібліотечно - бібліографічних класифікацій у методологічній основі. Основу ббк становить класифікація наук, побудована за принципами діалектичного матеріалізму, які заклав ф. Ці принципи втілюються в поєднанні наук у класи відповідно до форм руху матерії та розташуванні класів від наук, що вивчають більш прості й загальні форми руху матерії, до наук, що досліджують найскладніші та специфічні форми руху.
Енгельс обґрунтував поділ усіх наук на науки про природу, суспільство і мислення, розробив послідовність природничих наук. Подальший розвиток науки вніс зміни в загальну схему енгельса, але сам принцип класифікації наук за формами руху матерії зберіг своє значення до нашого часу.
Основний ряд ббк, побудований відповідно до положень діалектико - матеріалістичної класифікації наук, розпочинається циклом наук про природу.
До цього циклу входять чотири комплекси наук. Фізико - математичні, хімічні, науки про землю, біологічні науки. Комплекси розташовані в такій послідовності. Від наук, що вивчають неживу природу, до наук про живу природу; згідно з формами руху матерії. Від простих форм руху до складних. Цикл розпочинає математика, хоч вона й не вивчає якусь форму руху і не є природничою наукою. Це наука про кількісні та функціональні відношення, просторові форми. її методи використовуються в усіх галузях знання, але, оскільки найширше ними користуються в природничо - наукових дослідженнях, у техніці, математику умовно зараховано до циклу природознавства. Цикл прикладних наук посідає місце між циклами природничих і суспільних наук, оскільки він поєднує науки про закони і засоби впливу людини на природу, про використання законів і сил природи на користь суспільного розвитку.
Галузі прикладного знання розташовані в такій послідовності. Техніка, сільське і лісове господарство, медицина. Крім того, порядок наук відповідає загальним принципам побудови основного ряду.
Цикл суспільних і гуманітарних наук побудовано відповідно до філософського вчення про базис і надбудову.
Проте на першому місці в циклі стоїть історія як наука, яка вивчає життя суспільства всебічно. Потім ідуть науки, що вивчають окремі сторони життя суспільства. Перше місце серед них посідають економіка й економічні науки, які вивчають економічний базис, далі йдуть відділи, призначені для наук, що вивчають різні форми суспільної свідомості, які входять до надбудови. Політичні, юридичні та ін. Відділи політики, юриспруденції, військової справи групують документи про соціальну надбудову, яка більшою мірою залежить від економічного базису.
Разом з відділом економіки вони створюють соціально - економічну частину циклу.
Далі розташовуються відділи, які групують документи про ідеологічну надбудову і про ті форми громадської свідомості, що входять до цієї надбудови. У першому відділі цієї групи збираються документи, які висвітлюють загальні питання культури, наукознавства, освіти тощо. Громадська свідомість, яка виступає у формі філософських, а також релігійних і атеїстичних вчень, є ідеологією, що найбільш віддалена від економічної основи суспільства, тому відповідні відділи розташовуються в кінці циклу.
Останнім відділом основного ряду є відділ для документів універсального змісту.
Різні варіанти таблиць ббк мають різну кількість відділів в основному ряді класифікації відповідно до прийнятої індексації, але загальна послідовність галузей знання і наук усюди однакова. Удк використовується в україні в не переробленому вигляді з 1962 р коли були створені органи науково - технічної інформації. Відсутність на той час в срср єдиної класифікації гальмувала розвиток інформаційної діяльності, що особливо позначалося на науково - технічній інформації. Міжнародний характер удк, її стабільність, високий науковий рівень, постійне вдосконалення під егідою авторитетного міжнародного центру давало змогу з її введенням уникнути труднощів у становленні органів нті в країні. Тому в науково - технічних видавництвах, редакціях журналів, органах нті, технічних бібліотеках була запроваджена удк як обов язкова для систематизації документів з природничих і прикладних наук, її почали застосовувати також патентні служби, науково - технічні архіви, установи, пов язані з організацією наукової діяльності тощо. Проте тривалий час застосування її було обмежене з ідеологічних причин. За наших часів удк набуває великого поширення. Багато технічних бібліотек використовують удк і в систематизації документів суспільно - економічної тематики, на застосування удк перейшли бібліографічні установи, зокрема книжкова палата. Більш ефективному впро - вадженню удк в нашій країні сприяє публікація українською мовою еталона класифікації, здійснена книжковою палатою україни. Побудова основної таблиці. До її основного ряду входять такі класи. У загальному відділі збираються документи загального і міжгалузевого характеру.
Наука і культура в цілому, організація розумової праці, преса і документація, бібліотечно - бібліографічна справа, енциклопедії та журнали загального характеру.
Перенесення мовознавства з 4 класу до 8 сприяло більш логічному комплексоутворенню документів з філологічних наук. Проте загалом основний ряд не відповідає сучасній структурі наукових знань. Це стосується і побудови окремих класів. Тут велика кількість умовних рішень, що не відповідають сучасному рівню знань і взаємозв язкам наук. Неабияких труднощів при роботі з удк завдає нерівномірність насиченості класів. Так, на класи природничих і прикладних знань припадає більше 70 % ділень таблиць, хоча вони займають лише два основних класи (5 і 6). Звідси занадто довгі індекси в цих класах. Відставання і навіть суперечності в багатьох випадках змісту удк даним сучасної науки призвели до кризи удк в середині xx ст. Прихильники удк, захищаючи її від критики, висловлюють думку про те, що умовність багатьох рішень удк сприяє її стабільності, незалежності від змін у класифікації наук. Подолати кризу удк допомогла автоматизація процесів зберігання і пошуку інформації. Удк виявилася придатною для використання як інформаційно - пошукова мова у нетрадиційних іпс. У таких системах користувачі не залежать від науковості її побудови настільки, як у традиційних. Тому в наш час ставлення до удк порівняно з початком xx століття дещо змінилося, її стали сприймати не як наукову бібліотечно - бібліографічну класифікацію, а як систему умовного кодування інформації. Міжнародне визнання удк отримала не стільки завдяки своєму змісту, скільки завдяки технічним прийомам і засобам, що використані в ній, і, передусім, своїй індексації. Важливою позитивною рисою удк є її індексація. Десятковий принцип побудови індексів складачі удк запозичили у дкд. індекси розглядаються як десяткові дроби. Цифра 9 найчастіше означає інші або також резервується для нових тем. В останніх виданнях таблиць удк для збільшення кількості ділень на одному ступені використовують октавний метод. Структура індексації в удк логічна, кожен наступний знак в індексі відображає рівень класифікації. Завдяки такій побудові індекси можуть легко розширюватися, деталізуватися і, навпаки, згортатися, стискатися, тому удк зручна в пошукових масивах різних обсягів. Значна увага в удк приділяється мнемонічності індексів. З метою полегшення запам ятовування їх застосовують спеціальні прийоми. Так, використовують однотипні позначення ділень, наприклад, 802 англійська мова, 820 англійська література. іноді будують індекси так, щоб зорово вони сприймалися як знайомі, завдяки однаковим кількісним ознакам, наприклад. Слід зазначити, що прийоми надання мнемонічності індексам сприяють також уніфікації побудови таблиць, яка має велике значення для забезпечення високої якості систематизації, оперативності пошуку, використання в автоматизованих іпс тощо. Проте цифрова індексаційна база має той недолік, що вона занадто вузька, а це веде до подовження індексів, їхньої нерівномірності в різних відділах, порушення супідрядності, труднощів у введенні нових ділень, коли всі десять певного ступеня вже зайняті. Для розширення індексаційної бази в удк застосовуються математичні знаки та інші символи. Так, щоб розпізнати визначники, їхні індекси позначаються спеціальними розпізнавальними знаками. ), круглими дужками і нулем (0 дефісом ( - ), крапкою і двома нулями. Удк має розгорнуту систему допоміжних таблиць, які складаються з таблиць загальних визначників, що використовуються в усіх діленнях основної таблиці, і таблиць спеціальних (аналітичних) визначників, що використовуються в межах певних розділів. До загальних визначників належать визначники форми, місця, народів, часу, загальні визначники з дефісом. В україномовному виданні є також загальні визначники точки зору, але мфд вже скасувала їх, а їхня тематика передається здебільшого індексами основної таблиці. Визначники форми використовуються для відображення літературної форми і читацького призначення документа. Наприклад, (043) дисертації. Наприклад, (477) україна. Визначники часу показують час, у якому розглядається об єкт у документі. З їхньою допомогою можна відобразити епоху, період, конкретну дату.
Документи класифікація критерії класифікації документів. Ділові папери розрізняються між собою за структурою, призначенням. Тому існує потреба класифікувати їх. Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи. За найменуванням (назвою) розрізняють. Заява, автобіографія, довідка, скарга і т. За змістом і призначенням. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові створюються організацією чи службовою особою; особисті – засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення). За напрямом документи поділяються на вхідні (що надійшли для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації). За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні й індивідуальні. Типові – це документи, які мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Трафаретні – частина тексту надрукована на бланку, інша частина заповнюється у процесі складання документа. індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, доповідні записки). За терміном (строком) виконання. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні (несекретні), для службового користування (дск), секретні (таємні), цілком секретні (цілком таємні). Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії (витяг (виписка), відпуск, дублікат). Оригінал – це основний вид документа, перший, належним чином оформлений примірник документа. Копія – це точне відтворення оригіналу.
Копія і оригінал мають однакову юридичну силу.
Відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа; дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу.
Юридично оригінал і дублікат рівноцінні. За терміном (строком) зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання. За структурними ознаками (за формою). За місцем виготовлення (укладання) і появи. Внутрішні – створюються всередині організації, підприємства і тут же функціонують; зовнішні – що надійшли від інших установ чи надіслані в інші установи, організації. Справжні (документи, видані в установленому законом порядку; розрізняють. Дійсні – що мають на даний момент юридичну силу і недійсні – що з якихось причин втратили її, наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправдиві відомості, роблять виправлення тощо).
Коментарі
Дописати коментар