1 класифікація службових листів
Класифікація службових листів. Первый слайд презентации. Підготував студент 2 курсу факультету меім, спец. Державний вищий навчальний заклад київський національний економічний університет ім. Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, які виділяють у зв язку із особливим способом передавання тексту — пересиланням поштою. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом. Правильність листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію. Виклад змісту листа мас бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання. Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведені подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа. Прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо. Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору.
Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на такі види листів. — ділові (формальні та неформальні); — особисті (приватні); — рекомендаційні; — прямої поштової реклами. Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією). Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо. Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді. Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа. До другої групи належать лист - попередження, лист - відмова, лист нагадування, лист - повідомлення, лист - подяка, лист - оповіщення, лист - підтвердження. Лист - розпорядження, інформаційний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні. Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання га. Звернення, що підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань. Циркулярний лист, навпаки. Спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження. 3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні. За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. Постачальницько - побутові, виробничі, пропагандистські. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально - технічного постачання та збуту - комерційною. Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. Та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами. За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника самуель джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання. 0собисті листи пишуть, як правило. і якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають під руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті. В багатьох країнах вважають, що в окремих випадках о6ов язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад добу.
0бов язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було нагоди подякувати особисто. Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину.
Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Пред’явник цього мас право на вашу увагу та гостинність. (з огляду на це незручно просити кого - небудь дати такий лист). Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку.
А ім я того, кого ви рекомендуєте, можна написати олівцем. Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок. Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи з документами і скорочення кількості документів. Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. Окремими особами тощо). Офіційно - ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. 1 класифікація службових листів офіційно - діловий стиль в українській мові. Розгляд поняття офіційно - ділового стилю в українській мові, його визначення і основні ознаки. Класифікація і функціональні ознаки службових листів, їх характеристика і основні різновиди. Службові і претензійні (звичайні, циркулярні й колективні). Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Офіційно - діловий стиль - обслуговує царину ділових стосунків і спілкування на офіційному рівні. Він акумулює у собі ознаки книжної функціонально - стильової сфери більшою мірою, ніж інші стилі, бо тут на чільне місце виходить прагнення до точності, унормованості, стандартизації, що створює сприятливі умови функціонування державного апарату, виробничого процесу, ведення документації. Офіційно - діловий стиль - мова ділових паперів. Розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, розписок тощо. у текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням поза часовості, постійності дії. Рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає. Вживаються і такі звороти, як з оригіналом згідно, складено і завірено у двох примірниках, вжити заходів, визнати можливе, звернутися із заявою, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію; перепишіть, поставте, де потрібно, розділові знаки. А) кожен має право будь - якими не забороненими законом засобами захищати свої права і свободу від порушень і протиправних посягань. Б) охорона здоров я забезпечується державним фінансуванням відповідних соціально - економічних, медико - санітарних і оздоровче - профілактичних програм. через дефіс пишуться складні слова, утворені від сурядних словосполучень (у яких всі слова рівноправні, їх можна з єднувати повторюваним сполучником і). і соціальний і економічний - соціально - економічний. Але разом пишуться жовтогарячий, червоногарячий, глухонімий, хитромудрий, зловорожий. Службовий лист - це довідково - інформаційний документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть від імені керівників кількох установ. Особливості вживання та правопису в українській мові запозичень російського, латинського, німецького й англійського походження. Переклад конструкцій ділового стилю, відмінювання числівників. Складання запрошення на прийом з нагоди відкриття виставки. Поняття топонімів, їх сутність і особливості, місце в сучасній українській мові. Класифікація топонімів, їх різновиди та відмінні риси, основні проблеми запозичення та передачу фонетичної подібності. Компоненти значення, переклад топонімів - американізмів. Поняття мовних кліше, штампів, складених найменувань. Офіційно - діловий стиль української мови. Формування стереотипів засобами змк. Штампи в газетній періодиці для дітей. Нові стилістичні канони. Стійкі словосполучення в складі комп ютерного сленгу.
Загальне поняття про офіційно - діловий стиль. Особливості висловлювання згоди, відмови. Резюме як документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.
Правила, яких треба дотримуватись під час складання резюме.
Офіційно - діловий стиль у документації. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді. Написання цифр та символів у ділових паперах. Вказівки, розпорядження. Особливості офіційно - ділового стилю документів. Діловий текст та його складові частини. Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень. Основні елементи тексту документа. Заголовки та підзаголовки як засоби рубрикації. Правила редагування документів. Вивчення засобів увиразнення ідеї державотворення за допомогою фразеологічної семантики. Особливості функціонування фразеологічних одиниць офіційно - ділового стилю. Принципи утворення та складові. Проблеми семантики речення та тексту.
Організація робочого місця згідно вимогам ергономіки. Зміст поняття охорони праці. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Виробнича санітарія та гігієна. Стандартизація управлінської документації. Сутність класифікації і типологізації документів. Головної складового документа виступає інформація, тобто дані, зведення, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. інформація, що утримується в документі, має визначену специфіку, що виражається в наступному.
Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому - небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна довершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключенням є незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника). Як будь - який об єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Результатом документування управлінської інформації є документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями. Войцех ястшембовський. Діяльність людини може здійснюватись при різних умовах і при різній важкості. Отже, трудова діяльність людини значною мірою залежить від таких компонентів. Предмет і засоби праці, організація робочого місця, гігієнічні фактори виробничого середовища, працездатність людини. Працездатність - величина функціональних можливостей організму, яка характеризується ефективністю роботи, виконаної за певний час. Вирішення ергономічних проблем, що виникають в процесі функціонування системи (людина - машина) доцільно проводити в напрямі опрацювання засобів та методів об єктивного прогнозу змін якості діяльності людини під впливом різних несприятливих факторів і умов зовнішнього середовища, удосконалення моделей трудової діяльності людини в різних умовах. Доцільне розташування обладнання і компонування робочого місця забезпечення зручної пози і вільних рухів при роботі, використання обладнання, яке відповідає вимогам ергономіки та інженерної психології, забезпечують найбільш ефективний трудовий процес, зменшують втому і знижують ймовірність виникнення професійних захворювання. Поза людини залежить від м язових зусиль під час роботи, точності та швидкості рухів а також від характеру роботи, що виконується. При зусиллях не більше 50 н(кгс) можна виконувати роботи сидячи. При навантаженні 50 до 100 н роботи може виконуватися з однаковим фізичним ефектом як стоячи, так і сидячи. При навантаженні більше 100 н бажано працювати сидячи. При роботі стоячи підвищується навантаження на м язи нижніх кінцівок, в зв язку з високим розташуванням центра ваги працівника і зростають енерговитрати в порівнянні з позою сидячи на 6 - 10 %. Робота в позі сидячи більш раціональна і менш виснажлива оскільки зменшується віддаль центра ваги до площі опори, підвищується стійкість тіла, зменшується навантаження на серцево - судинну систему.
У положенні сидячи забезпечується можливість виконувати роботу, яка вимагає точних рухів. Проте при цьому можуть виникати застійні явища в життєво важливих органах, ускладнення роботи органів кровообігу і дихання. А - зона досяжності моторного поля у вертикальній площині для людини середнього зросту в положенні сидячи; б - зони для виконання ручних операцій та розташування органів керування в горизонтальній площині для людини середнього зросту в положенні сидячи. 1 - розташування найбільш важливих органів керування (оптимальна зона моторного поля); 2 - розташування часто використовуваних органів керування (зона легкої досяжності моторного поля);в, г - зони для виконання ручних операцій та розташування та органів керування у вертикальній та горизонтальній площинах площині для людини середнього зросту; 1 - розташування найбільш важливих органів керування (оптимальна зона моторного поля); 2 - розташування часто використовуваних органів керування (зона легкої досяжності моторного поля); 3 - розташування рідко використовуваних органів керування (зона досяжності моторного поля). Зміни пози призводять до пере розділу навантаження на групи м язів, покращення кровообігу, зниження монотонності роботи. У зв язку з цим всюди, де можливо (з врахуванням технології та умов виробництва), доцільно передбачити можливість виконання роботи як стоячи, так і сидячи, щоб працівники могли змінювати положення тіла. Ергономічні дані людини. Організуючі виробничий процес, доцільно враховувати антропометричні та психофізіологічні особливості людини, її можливості стосовно зусиль, що прикладаються до органів керування машиною, ритму виконуваних операцій, а також анатомо - фізіологічні відмінності між чоловіками та жінками. Встановлено, що зріст дорослого чоловіка (без взуття та одягу) складає, см. Високий - 187 см; середній - 170, низький - 153. В розрахунках часто використовують середній зріст дорослого чоловіка, котрий приймають. В сша - 175, 7; в росії - 170, 0; в англії - 172, 5; в японії - 163, 5 см. Маса дорослого чоловіка середнього зросту (170см) складає 80 кг. Площа поверхні шкіряного покриву дорослого чоловіка середнього зросту - 20000 см. При роботі стоячі слід врахувати те, що зріст чоловіків і жінок в середньому відрізняється на 11, 1 см, довжина витягнутої в сторону руки - на 6, 2 см, довжина витягнутої вперед руки - 5, 7см, довжина ноги - на 6, 6см, висота очей над рівнем підлоги - 10, 1 см. На робочому місці в позі сидячи відмінності в розмірних співвідношеннях чоловіків та жінок пояснюється тим, що в середньому довжина тіла у чоловіків на 9, 8 см та висота очей над сидінням на 4, 4 см більша ніж у жінок. Слід зауважити, що швидкість руху правої руки більша під час руху зліва направо, а лівої - справа наліво; точність руху рук за незначних (до 20н) навантажень; зусилля натиску та тяги, що виконуються руками при русі їх вперед корпусом, більша, ніж під час руху рук в обидва боки тощо. Комплексна оцінка цих можливостей людини і є ергономічними показниками. Реалізація основних ергономічних вимог щодо режимів праці та відпочинку дозволяє забезпечити необхідний рівень працездатності, зменшити втому, зберегти здоров я людей. Умови праці - це умови, що формуються в процесі праці людини, яка є головною продуктивною силою суспільства. Процес праці здійснюється лише при єднанні уречевлених продуктивних сил з робочою силою людини. Зміни у зречевлених елементах продуктивних сил (в засобах та знаряддях праці, в предметах праці та технології обробки) спричиняють зміни в умовах праці. У процесі праці формуються специфічні для кожного виду виробництва умови праці. Не залежить від особливостей вироблюваної продукції, сукупності застосованого обладнання, інструментів, пристосовувань, сировини та матеріалів, методики технології та організації виробництва. Ці чинники перебувають у тісному взаємозв язку, впливають на процес формування умов праці. Отже, вирішення складного завдання формування сприятливих умов праці залежить, перш за все, від створення безпечної техніки, технології та належної організації виробництва. Умови праці визначаються двома основними показниками. Характером виробничого процесу, пов язаного з робочою силою, нервово - психічним станом, напругою м язів робітника та ін також виробничими обставинами під час роботи, які впливають на його здоров я, нервово - м язову та психічну діяльність. Складовими виробничих обставин є. Несприятливі умови праці примушують організм людини витрачати енергію на переборювання шкідливих факторів. Внаслідок цього зростає втома організму, що підвищує ймовірність нещасного випадку, оскільки зморений організм не може з необхідною ефективністю реагувати на зміни, що відбуваються навкруги, навіть якщо ці зміни безпечні для нього. Дія несприятливих умов праці може бути також причиною захворювань робітників професійних - чи виробничо - зумовлених. До умов праці на виробничих підприємствах ставляться високі естетичні вимоги. Приємний зовнішній вигляд обладнання, правильний вибір кольору фарбування стін, стель, підлоги, красивий та зручний спецодяг покращують настрій та самопочуття працівників, знижують їх втомлюваність, зменшують кількість нещасних випадків. Колір є одним з найважливіших факторів, котрі формують сприятливе виробниче оточення. Застосування відповідних кольорів при опорядженні приміщень, фарбування обладнання та оформлення інтер єрів передбачають створення сприятливого кольорового клімату - раціонально підібраного поєднання кольорів. Як відомо, кожний колір характеризується трьома показниками - довжиною хвилі (кольоровий тон), коефіцієнтом відбиття (яскравість) і насиченічтю (наближення кольору до чистого спектрального або ступінь розбавлення кольору білим). Психологічне (емоційне сприйняття кольору часто пов язане з ассоціаціями, життєвим досвідом. Наприклад, червоний, жовттогарячий, жовтий називають теплими, асоціюючи їх з полум ям сонця; синій, фіолетовий, блакитний, зелений, - холодними пов язуючи їх з кольором льоду води. Для характеристик кольорів використовують такі визначення. У кольорознавстві розроблені таблиці кольорів, що гармонують та констратують і можуть бути використані для кольористики фарбування обладнання та інтер єрів. Деякі з них наведені в таблиці. 1 класифікація службових листів внутрішньовідомче і міжнародне листування. Призначення і класифікація службових листів. Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами і являють собою повідомлення чого - небудь, повідомлення про чим - небудь. Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів. Запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги тощо. Так як службові листи є сполучною ланкою між підприємствами, установами та організаціями, вони займають до 80% вхідної та вихідної документації установи, тому, прагнучи до скорочення документообігу, насамперед слід звернути увагу на обгрунтованість використання цієї групи документів. Лист повинен складатися тільки в тих випадках, коли неможливо вирішення питання при усному спілкуванні (зняття питання по телефону або в особистій розмові). Класифікація листування може проводитися за різними ознаками, пов язаних з призначенням і змістом документів, їх важливістю і терміновістю, значимістю у вирішенні певних завдань, статусом автора й адресата, характеристиками матеріального носія і способу запису, технологією передачі за допомогою засобів зв язку і особливостями обробки в системах діловодства. Для класифікації листування істотне значення має віднесення документів до певних систем управлінської документації і категоріям повідомлень, переданих по мережах зв язку.
Перелік підстав, за якими може проводитися систематизація ділового листування, є дуже великим. Па різних стадіях створення, передачі і використання ділової переписки вирішуються певні прикладні завдання і застосовуються відповідні ознаки класифікації документів. Переписку, як будь - яку іншу документацію, прийнято поділяти на службову (офіційну) і особисту.
Позначка особисто на листах, що направляються за адресою організації, має двоякий характер. Вона може проставлятися на листах конкретній особі, що мають суто особистий характер, і підкреслювати закритість, конфіденційність інформації службового характеру.
Листи юридичним і фізичним особам, ряду організацій (інформаційні), однієї організації, структурному підрозділу, посадовій особі; листи громадян (індивідуальні, колективні); парламентські, депутатські запити. Перелік ознак класифікації ділового листування не вичерпується зазначеними підставами поділу.
У ряді випадків істотне значення мають такі фактори в роботі з документами, як статус відправника і одержувача, терміновість підготовки і виконання, категорія доступу до інформації, віднесення до визначених поштовим категоріям і розрядами. Важливим моментом при організації роботи з підготовки та оформлення листів є наявність офіційно затвердженої форми листи або вимог до його складу та змісту.
Приступаючи до вивчення особливостей підготовки службових листів, не можна не згадати про різноманітність їх видів. Зауважимо, що для класифікації ділових листів існує чимала кількість оціночних критеріїв. А) за ступенем доступності міститься в них (по грифу обмеження доступу) - звичайні і обмеженого доступу (конфіденційні); б) строками виконання - виконувані в загальноприйняті терміни, а також оперативно і терміново; в) обсягом - короткі, середні і довгі; г) увазі міститься в них - текстові та комбіновані (поєднують фрагменти тексту з таблицями, анкетами і графічними зображеннями); д) стилю викладу - офіційні та приватні; е) комплектності - з додатками і без додатків; ж) композиції - прості (що стосуються одного питання) і складні (що стосуються двох і більше питань); з) способу адресування - направляються в один (цільового призначення) або декілька (циркулярні) адрес; однак головним класифікаційним критерієм для ділових листів раніше залишається їх функціональне призначення. Виходячи з результатів аналізу ділової переписки, видається цілком допустимим розділити всі ділові листи па три базові класифікаційних категорії. 1) офіційні ділові листи; 2) приватні ділові листи; 3) письмові повідомлення для ведення внутрішнього листування (листування, здійснюваної виключно всередині підприємства). У свою чергу класифікація офіційних і приватних службових листів з урахуванням особливостей їх функціонального призначення може бути продовжена. 1) листи - прохання; 2) листи - повідомлення; 3) листи - запити; 4) листа - заяви; 5) листи - підтвердження; 6) листи - замовлення; 7) листи - пропозиції (оферти); 8) листи - доповнення; 9) листи - рекламації (претензії); 10) інформаційні листи; 11) гарантійні листи; 12) презентаційні листи; 13) листи прямої поштової розсилки (директ - мейл); 14) стислі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування тощо); 15) супровідні листи. 1) листи - привітання; 2) листи - запрошення; 3) листи - вибачення; 4) листи для вираження жалю, співчуття і співчуття; 5) листи з нагоди представлення (при заочному знайомстві); 6) листи з нагоди від їзду; 7) листи для підтримки контактів і взаємин (іміджеві листи); 8) листи подяки; 9) рекомендаційні листи; 10) міні - листи (листи - шаблони, листи - маятники тощо); 11) листи - листівки; 12) листи негативного змісту (листи - відмови, письмові повідомлення про звільнення або відмову в наданні вакансії, листи з висловленням несхвалення або осуду чиїхось дій тощо); 13) листи для вираження згоди або відмови від якої - небудь пропозиції; 14) листи для звернення в різні інстанції в приватному порядку; 15) листи - резюме.
Листи - прохання - одна з найпоширеніших форм ділового листа. Функціональне призначення - виклад якої - небудь прохання, пов язаної із здійсненням організацією своєї діяльності (створенням для цього відповідних умов). Відрізняється однотемна змісту, стислістю і конкретністю викладу (в іншому випадку існує небезпека того, що адресат не зрозуміє, що саме від нього вимагається). Лист - повідомлення - також вельми поширена форма офіційного ділового послання. Основне призначення листи - повідомлення - цілеспрямована передача адресату будь - якої конкретної інформації, як правило, розпочата з ініціативи автора (організації - відправника). Таким чином, на практиці листи - повідомлення частіше є ініціативними, хоча в певних випадках інформація може повідомлятися і у відповідь на що надійшов на адресу організації письмовий запит. Лист - запит, у свою чергу, призначене саме для запрашіванія відповідної інформації. Особливістю даного виду листів є те, що вони практично завжди припускають обов язкову реакцію адресатів у вигляді письмової відповіді по суті і, як правило, у строк, встановлений або відправником запиту, або нормативно - правовим документом. Лист - заяву служить для офіційного (тобто від імені організації) попереднього інформування адресата про позицію відправника з того чи іншого питання (висловити своє ставлення до його суті і порядку дозволу), наприклад, підтвердити свої наміри щодо реалізації раніше узгоджених планів співпраці. Як і лист - прохання, лист - заява є однотемна. Лист - підтвердження служить виключно для підтвердження будь - якого факту, припустимо, отримання організацією листи, висланого раніше адресатом. із зазначеної причини даний лист використовується в діловому листуванні виключно в якості відповідного. Лист - замовлення також є відповіддю. Функціональне призначення подібних листів - документування замовлення. Помстимося, ч го лист - замовлення одночасно може виконувати і функцію супровідного листа, наприклад, якщо до нього додається раніше вислане адресатом ділову пропозицію (оферта, проект договору тощо), доповнене необхідною інформацією. Лист - пропозиція (оферта) - класичний приклад комерційної переписки. Такий лист направляється на адресу ділового партнера для того, щоб зробити йому офіційну пропозицію щодо поставки (допостачання) тієї чи іншої продукції. Розрізняють тверду оферту і оферту без зобов язання. Перша відрізняється винятковою конкретністю і точністю у викладі умов передбачуваної комерційної угоди (термінів, номенклатури продукції, її кількості, порядку розрахунків тощо). Друга швидше свідчить про принципову готовність адресата до співпраці, для налагодження (розвитку) якого, однак, потрібна попередня згода одержувача такого листа. Лист - додаток служить для оперативного повідомлення адресату якої - небудь важливої інформації, яка раніше з яких - небудь причин не була йому передана в попередньому листі. Лист - додаток завжди є продовженням попереднього послання. Лист - рекламація - менш часте явище в сучасній діловому листуванні. Основне призначення - вираз письмових претензій у зв язку з незадовільним виконанням адресатом взятих ним на себе ділових зобов язань. Як правило, надсилають на адресу з додатком документів, що свідчать про недобросовісність одержувача відносно відправника листа (наприклад, акта про некондиційність продукції). інформаційний лист використовується для розвитку ділових відносин з новими партнерами. Такий лист доречно відправити на адресу після того, як на попереднє послання отримана відповідь, що вказує на принципову готовність до співпраці. Основне функціональне призначення листи - інформування адресата з метою надання в його розпорядження конкретної інформації щодо перспектив співпраці по можливо більш широкому колу напрямків. Гарантійний лист призначене для надання адресату письмових гарантій щодо намірів або дій відправника, так чи інакше зачіпають ділові інтереси адресата. Хрестоматійний приклад гарантійного листа - підтвердження готовності відправника оплатити запитувану партію продукції тощо обов язковими для гарантійного листа є відомості про відправника - юридична та фактична адреса, банківські реквізити тощо, - а також присутність в тексті слова гарантую. Презентаційний лист має на меті презентувати (буквально - представити у вигідному світлі) адресату яку - небудь продукцію, організацію (виробника чи розповсюджувача продукції) або якесь соціально значуща подія, наприклад, свято організації. На практиці презентаційний лист найчастіше звернена не до конкретної організації (посадовій особі), а до публіки, широкої громадськості і, крім інформування, покликане викликати у адресата зацікавленість і розташування по відношенню до презентуемой об єкту.
Додамо, що презентаційні листи ніколи не розсилаються по одному, оскільки покликані проінформувати можливо більшу кількість людей. Лист прямої поштової розсилки (директ - мейл) на відміну від презентаційного листи має куди більш конкретну і прозаїчну мету - спонукати адресата до здійснення покупки. Особливістю листа є те, що, крім опису пропонованої продукції, воно містить - як додаток - і бланк замовлення для її отримання (поштою або з кур єром), а в деяких випадках - і зразки продукції для безкоштовного (пробного) вживання. іншою особливістю листів прямої поштової розсилки є те, що вони адресуються багатьом сотням, тисячам, а в окремих випадках і сотням тисяч потенційних покупців. Короткі письмові повідомлення використовуються в цілях небагатослівного термінового інформування адресата у зв язку з конкретним приводом (обставинами). Серед коротких письмових звернень розрізняють повідомлення, нагадування та попередження, що направляються на адресу, як правило, послідовно, з певним інтервалом часу.
Уточнимо, що попередження використовується тільки в тому випадку, коли повідомлення і нагадування не досягли своєї мети і адресат на них не відреагував належним чином. Супровідний лист - лист, призначене для супроводу доданих до неї документів (матеріалів). Включає в себе повідомлення про відправку відповідних документів (матеріалів), а також їх перелік із зазначенням точних характеристик (назва, кількість сторінок і т. Лист - привітання - це, мабуть, найпоширеніший вид приватних ділових листів. Залежно від характеру взаємовідносин, що склалися між відправником та одержувачем, вважається цілком доречним направляти поздоровлення за такими основними приводів. А) день народження адресата - посадової особи або дата заснування підприємства - одержувача; б) державні, церковні та професійні свята; в) призначення адресата на більш престижну посаду; г) нагородження, присвоєння почесного або спеціального звання (у тому числі організації - одержувача); д) видатні досягнення одержувача на професійному терені (перевищення показників економічного розвитку, виграш тендерів, перемога в конкурсах, змаганнях тощо); е) висновок взаємовигідних партнерських угод; ж) річниця співробітництва (як правило, перша чи кругла); з) видатні події в особистому житті адресата (заручини, весілля, народження дитини, промоція - закінчення навчального закладу, захист дисертації, кругла річниця весілля і т. Характерною особливістю листи - привітання є його доброзичливий, доброзичливий і щирий тон. Присутність у тексті слова вітаю. Лист - запрошення - очевидно, другий за поширеністю вид приватних ділових листів. Функціональне призначення письмового запрошення - по - перше, сповістити адресата про те чи іншому урочистому або діловому заході, і, по - друге, запросити його до участі в ньому.
У зв язку з викладеним текст листа - запрошення може відкриватися або з інформації про захід, або зі слова запрошуємо (запрошую). Запрошення може оформлятися як у вигляді листа, так і на спеціальному бланку (запрошенні, доданому до листа). Особливістю письмового запрошення є персональний характер звернення до адресата. Лист - вибачення все частіше застосовується в повсякденному діловому листуванні. Функціональне призначення - принести адресату формальні вибачення. Особливістю даного листа є підкреслено примирливий тон викладу, який, втім, не повинен сприйматися адресатом як запобігливий тон. Листи для вираження жалю, співчуття і співчуття використовуються в повсякденному діловому листуванні у зв язку з не надто радісними подіями в житті адресата. Функціональне призначення такого листа - проявити до адресата увагу, висловити йому свою підтримку в непросту, часом трагічну хвилину.
Характерною особливістю - і одночасно чи не найважливішим вимогою до листа подібного характеру - є виняткова щирість і теплота його тону.
Лист з нагоди представлення (представницьке лист) незамінне при заочному знайомстві з адресатом для встановлення з ним особистих взаємин. Особливістю листи з нагоди представлення є наявність у нього в якості додатку візитної картки відправника. Такий лист служить для вираження адресату (в короткій, доброзичливій формі) розташування і, як правило, містить запрошення до неформальної діловій зустрічі. Лист з нагоди від їзду призначено для вираження вдячності з боку виїжджаючого по відношенню до що залишається (приймаючої) стороні. Крім того, такий лист може містити запрошення адресату до продовження контактів (співпраці), у тому числі і за допомогою відповідного візиту - за умови, що це відповідає інтересам і планам обох сторін. Лист для підтримки контактів і взаємин (іміджеве лист) служить для зміцнення сформованих ділових та особистих зв язків між учасниками листування. Основне функціональне призначення іміджевого листи полягає у відсутності формального приводу продемонструвати адресату свою увагу і повагу.
Крім того, іміджеве лист може виконувати і допоміжну інформаційну функцію. Подячний лист направляється адресату з метою висловити подяку за проявлену останнім по відношенню до відправника увагу (допустимо, у відповідь на привітання) або за вжиті адресатом зусилля, спрямовані на забезпечення особистого чи ділового благополуччя відправника листа. Подячний лист має бути природним по тону, іншими словами, ступінь вираження подяки повинна бути адекватною приводу.
Рекомендаційний лист - особливий вид приватного ділового листа, яке пишеться в інтересах третьої особи, що не бере участь в листуванні. Функціональне призначення письма - відрекомендувати належним чином та чи інша особа адресату.
Рекомендаційний лист може бути оформлено в короткій або розгорнутій формі. Коротка форма застосовується, якщо мова в листі йде про людину, добре знайомому адресату, а розгорнута форма - якщо потрібно відрекомендувати людини, яку адресат знає недостатньо або ж зовсім з ним не знайомий. Міні - листи (малі епістолярні форми) - листи - шаблони, листи - маятники і т. активно використовуються в діловому листуванні насамперед для експрес - відповідей. Особливістю міні - листів є повторюваність (стандартність) значної частини їх змісту - в основному завдяки використанню шаблонного тексту - і присутність в листі спеціального формуляра, що полегшує підготовку відповіді для адресата. іншою особливістю міні - листів є телеграфний стиль викладу, втім, прийнятний у спілкуванні тільки з людьми, яких пов язують з відправником тісні ділові або особисті взаємини. Лист - листівка - специфічна мала епістолярна форма. Функціональне призначення листів - листівок - ведення приватної ділової переписки, яка не зачіпає аспекти ділових взаємин її учасників. Дані листи зазвичай містять короткі повідомлення особистого характеру, обмін якими здійснюється в періоди, коли особисті контакти між учасниками ділового листування з яких - небудь причин утруднені. Особливістю таких листів є їх обов язкове оформлення на листівці (поштовій картці з видом). Лист негативного змісту - збірна група листів, що включає листи - відмови, письмові повідомлення про звільнення, відмову у наданні вакансії, відмову у наданні грошової субсидії (пом якшення умов погашення заборгованості), листи з висловленням несхвалення (осудження) чиїхось дій і т. Такі листи, як правило, є відповідними (за винятком випадків висловлення несхвалення або осуду дій адресата). Лист для вираження згоди або відмови застосовується для сповіщення адресата про згоду (відмову) відправника від якої - небудь пропозиції. Прямує у відповідь на що надійшла раніше від адресата лист, що містить якесь речення, найчастіше про участь в якому - небудь заході, проект і т. Лист в обов язковому порядку має містити вираз подяки за зроблену пропозицію. Лист для звернення в різні інстанції в приватному порядку призначене для письмового викладу конкретної прохання чи вимоги відправника. Як правило, такі листи направляються в судові органи, підприємства комунального господарства, освітні установи, транспортні організації, служби побуту, сервісу і торгівлі і т. Функціональне призначення листів полягає, по - перше, в тому, щоб проінформувати про що - небудь адресата і, по - друге, спонукати його до певних дій. Лист - резюме - резюме відправника, викладене у формі стандартного ділового листа, ініціативний лист, висилати на адресу потенційного роботодавця. Містить найбільш істотні дані про біографії, рівні освіти і професійному досвіді відправника, а також (в обов язковому порядку) вказівку про вакансії, на яку претендує відправник, та адресу (телефоні, e - mail і т. ), за якими адресат може направити відповідь. На цьому характеристику найбільш поширених видів ділових листів можна вважати закінченою. Розглянемо далі вимоги до структури, стилю викладу і оформлення ділових листів, а також до строків їх підготовки. Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. А) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці; б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа. Вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи. Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв язання його. Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку.
Згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи. Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ. Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії. Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.
Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа. Логічних елементів змісту та правил його оформлення. Назва міністерства (для державних структур). Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині). Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч). Заголовок листа (про. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч). Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч). Печатка (якщо необхідно). Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно). Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу.
Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом. Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти. Завершальні речення можуть виражати. Повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю. із найліпшими побажаннями. із вдячністю й повагою. Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності. існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць. Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи. Лист - відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом. Лист - запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу.
інформаційний лист та лист - повідомлення близькі до листа - запрошення. Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово - розрахуикових зобов язань і має підвищену правову функцію. Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи. Лист - нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов язань або проведення заходів. Лист - підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій. Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме.
Недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців - експертів. Лист - претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.
Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. інформація повинна бути об єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого. Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі - продажу тощо. Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 го року.
Характеристика та стан спортивної бази; перелік і характеристика спортивних секцій; список студентів - спортсменів, розрядників, призерів. Українська мова у професійному спілкуванні. Потебні, інститут української мови – к. Українська енциклопедія ім. Офіційне, службове листування – це основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, установами, фірмами. Неофіційне, приватне листування ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер. Листування осіб з установами й організаціями – один із різновидів приватного листування ділового характеру з більш чи менш вираженим відтінком офіційності (приватно - ділове листування). Службовий лист – це один з різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Докази мають містити наведення фактів, цифрових даних і логічних висновків, які й повинні переконати адресата у правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку.
Листи, що не потребують відповіді – листи - відповіді, листи - попередження, листи - розпорядження, листи - відмови, листи - нагадування, листи - подяки, листи - підтвердження, листи - запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи. Звичайний і колективний листинадсилаються наодну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ. За змістом і обсягом листи поділяються на прості (одноаспектні) і складні (багатоаспектні). До багатоаспектних листів відносять листи, у яких одночасно висловлено і прохання, і гарантію, і нагадування. За тематичною ознакою листи поділяють на адміністративно - господарські, виробничі, пропагандиські тощо. Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання, це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести й спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Але оскільки лист уже ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова й тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту.
За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування й уже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення й звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора – надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента і т. Кореспонденція – ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.
Службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, факсі. Ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1, 5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.
Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь - яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки в 2 - му чи 3 - му примірнику листа, що залишається. Лист складається тестом усередину.
Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати. Якщо конверт із прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз – у верхньому лівому куті листа. При цьому лист слід скласти, як належить. Службовий лист – найпоширеніший вид документації в системі управління, який належить до інформаційних документів. Правильне оформлення ділової та дипломатичної кореспонденції – запорука успішного спілкування, підтримання дружніх партнерських взаємин. 1 класифікація службових листів етикет ділового листування. Реквізити листа та їх оформлювання. Етикет ділового листування. Діловий лист можна зробити переконливішим, якщо скористатися магіями слова. Слово стає магічним, якщо воно несподіване для контрасту і зможе приємно здивувати адресата. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. O листи - попередження; o листи - нагадування; o листи - підтвердження; o листи - відмови; o супровідні листи; o гарантійні листи; o листи - повідомлення; o рекомендаційний лист. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення державного герба україни). Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07, 08. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за єд - рпоу після реквізиту довідкові відомості про організацію (09). Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом. Назва структурного підрозділу.
Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
індекс підприємства зв язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу.
Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково - грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно - цифровим способом (24 серпня 2009 р. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада - єдина в установі, організації чи на підприємстві. Генеральному директорові спільного українсько - російського підприємства каскад директорові науково - методичного центру професійно - технічної освіти. Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. До реквізиту адресат може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з кому, а потім указують куди. Будь - який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту.
Він має точно передавати зміст листа і відповідати на питання про що наприклад. Про постачання автомобілів. Якщо в листі порушено кілька взаємопов язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад. Про взаємодопомогу і співпрацю. Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі - адресанті до направлення його до справи після виконання в установі - адресаті. Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка - 28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Текст листа складається з двох частин. Опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка. є два способи оформлення цього реквізиту.
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так. 2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників. Проект реконструкції школи. Акт прийняття нових будівельних матеріалів. Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу.
Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціал(и) та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Коментарі
Дописати коментар